❓ FAQ - Guide d'utilisation

Le Dashboard est la page d'accueil de votre espace de gestion. Il affiche une vue d'ensemble de votre entreprise avec des indicateurs clés :

• Chiffre d'affaires du mois : CA généré dans le mois en cours avec comparaison au mois précédent
• Factures en attente : Nombre de factures non payées
• Masse salariale du mois : Total des salaires à payer dans le mois
• Effectif actif : Nombre d'employés actuellement actifs

Chaque indicateur affiche une tendance (hausse 📈 ou baisse 📉) par rapport au mois précédent.

Les tendances sont calculées en comparant le mois actuel (M) avec le mois précédent (M-1) :

• 📈 Hausse : Si la valeur actuelle est supérieure à M-1
• 📉 Baisse : Si la valeur actuelle est inférieure à M-1
• ➡️ Stable : Si les valeurs sont identiques

Le pourcentage de variation est également affiché pour chaque indicateur.

Le graphique affiche l'évolution du chiffre d'affaires sur les 12 derniers mois. Il permet de visualiser :

• Les tendances de croissance ou de baisse
• Les mois les plus performants
• Les périodes de faible activité

Le graphique est mis à jour automatiquement à chaque nouvelle facture créée ou payée.

Une facture peut avoir plusieurs statuts :

• Brouillon : Facture en cours de création, non finalisée
• Envoyée : Facture envoyée au client mais non payée
• Payée : Facture entièrement payée
• Partiellement payée : Facture avec un paiement partiel
• Annulée : Facture annulée

Pour enregistrer un paiement :

1. Ouvrez la facture concernée
2. Cliquez sur "Enregistrer un paiement"
3. Remplissez :
   • Montant : Montant du paiement
   • Date : Date du paiement
   • Méthode : Espèces, Virement, Chèque, etc.
4. Le statut de la facture sera mis à jour automatiquement

Pour envoyer une facture par email :

1. Ouvrez la facture concernée
2. Cliquez sur "Envoyer par email"
3. Vérifiez l'adresse email du client
4. La facture sera envoyée automatiquement en PDF

Les factures sont numérotées automatiquement selon le format configuré dans les paramètres de l'entreprise. Le format par défaut est :

Où :

• FACT : Préfixe (configurable)
• YYYY : Année
• NNNN : Numéro séquentiel

La page de détail d'un client affiche :

• Informations générales : Nom, email, téléphone, adresse
• Informations légales : ICE, RC, Patente, etc.
• Historique des factures : Toutes les factures liées à ce client
• Statistiques : Total facturé, factures payées, factures en attente

Vous pouvez rechercher un client de plusieurs façons :

• Barre de recherche : Tapez le nom, l'email ou le téléphone dans la barre de recherche en haut de la liste
• Filtres : Utilisez les filtres pour affiner la recherche

Il existe deux modes de calcul des soldes de congés :

1. Saisie manuelle

Le système calcule automatiquement le solde depuis la date d'embauche jusqu'à la date choisie, en ajoutant les jours mensuels selon l'ancienneté.

2. Solde initial

Vous définissez un solde initial (ex: 8 jours) et une date de saisie. Le système ajoute ensuite les jours mensuels à partir de cette date, sans recalculer le passé.

Pour marquer un employé comme parti :

1. Ouvrez la fiche de l'employé
2. Cliquez sur "Modifier"
3. Cochez "Employé inactif" ou remplissez la "Date de départ"
4. Enregistrez les modifications

L'employé apparaîtra alors dans la section "Employés Partis" du tableau des soldes de congés.

La fiche détaillée d'un employé contient :

• Informations personnelles : Nom, prénom, CIN, date de naissance, adresse
• Informations professionnelles : Matricule, date d'embauche, poste, salaire, statut
Soldes de congés : Mode de calcul, solde initial, date de saisie
• Historique : Bulletins de paie, absences, retards, départs

La section "INFORMATIONS CONGÉS" apparaît sur le bulletin de paie et contient :

1. Solde de congés

• Valeur : Solde actuel de congés pour l'année entière
• Période : Année du bulletin (ex: 2026)
• Format : "X.XXX jours" (3 décimales)

2. Congés pris (mois)

• Valeur : Nombre de jours de congés payés pris dans le mois du bulletin
• Période : Mois du bulletin (ex: Mars 2026)
• Calcul : Si un congé chevauche plusieurs mois, seule la partie dans le mois est comptée

Non, les congés payés ne sont PAS déduits du salaire. Ils sont rémunérés normalement.

Ce qui est déduit du salaire :

• ✅ Retards non justifiés : Déduits du salaire
• ✅ Absences maladie : Déduites du salaire
• ✅ Absences sans solde : Déduites du salaire
• ✅ Absences justifiées/non justifiées : Déduites du salaire
• ❌ Congés payés : NON déduits (rémunérés normalement)

Les déductions sont calculées automatiquement selon :

• Retards : Heures de retard non justifiées × taux horaire
• Absences : Jours d'absence × salaire journalier
• Cotisations sociales : Calculées selon les taux en vigueur au Maroc
• IR : Impôt sur le revenu selon les barèmes marocains

Pour exporter un bulletin en PDF :

1. Ouvrez le bulletin concerné
2. Cliquez sur "Télécharger PDF"
3. Le fichier PDF sera téléchargé automatiquement

Le calcul est automatique et suit cette formule :

Le solde initial est calculé selon le mode choisi :

• Saisie manuelle : Cumul mensuel depuis la date d'embauche jusqu'à la date choisie
• Solde initial : Solde initial défini + jours mensuels depuis la date de saisie jusqu'à la date choisie

Le filtre de mois affecte :

• Le tableau des soldes : Affiche le solde réel au dernier jour du mois choisi
• Le calendrier : Affiche les absences et retards du mois sélectionné
• L'export Excel : Filtre les retards, départs et absences par mois

Pour enregistrer un retard :

1. Cliquez sur "⏰ Retards" dans les onglets
2. Cliquez sur "+ Retard" ou "+ Nouveau Retard"
3. Remplissez :
   • Employé : Sélectionnez l'employé
   • Date : Date du retard
   • Heure prévue : Heure d'arrivée prévue
   • Heure d'arrivée : Heure réelle d'arrivée
   • Justifié : Cochez si le retard est justifié
4. Le système calcule automatiquement la durée du retard

Pour enregistrer un départ anticipé :

1. Cliquez sur "🚪 Départs" dans les onglets
2. Cliquez sur "+ Départ" ou "+ Nouveau Départ"
3. Remplissez :
   • Employé : Sélectionnez l'employé
   • Date : Date du départ
   • Heure prévue : Heure de fermeture prévue
   • Heure de départ : Heure réelle de départ
   • Justifié : Cochez si le départ est justifié
4. Le système calcule automatiquement la durée en excluant la pause déjeuner

Pour enregistrer une absence :

1. Cliquez sur "🚫 Absences" dans les onglets
2. Cliquez sur "+ Absence/Congé"
3. Remplissez :
   • Employé : Sélectionnez l'employé
   • Type : Congé payé, Maladie, Sans solde, etc.
   • Date de début : Date de début de l'absence
   • Date de fin : Date de fin de l'absence
   • Nombre de jours : Calculé automatiquement
   • Statut : En attente, Approuvé, Refusé
4. Si le type est "Congé payé" et le statut "Approuvé", le solde sera déduit automatiquement

L'export Excel contient toutes les statistiques d'absentéisme par employé :

📅 Soldes de congés (calculés selon le mois/année choisi) :

• Solde Initial : Cumul depuis l'embauche jusqu'à la date choisie
• Congés Pris : Total depuis l'embauche jusqu'à la date choisie
• Congés Ajoutés : Jours ajoutés pour l'année
• Solde Actuel : Solde réel à la date choisie

📆 Retards, départs et absences (filtrés par mois si un mois est sélectionné) :

• Nombre Retards : Retards du mois/année
• Retards Justifiés : Retards justifiés
• Total Heures Retard : Heures de retard
• Nombre Départs : Départs anticipés
• Absences par type : Congé payé, Maladie, Sans solde, etc.

Pour ajouter un jour férié :

1. Cliquez sur "🎉 Jours Fériés" dans les onglets
2. Cliquez sur "+ Ajouter"
3. Remplissez :
   • Date : Date du jour férié
   • Nom : Nom du jour férié (ex: "Aïd Al-Fitr")
   • Type : Férié légal ou férié local

Les jours fériés sont automatiquement pris en compte dans le calcul des jours ouvrables.

Pour planifier plusieurs employés en même temps :

1. Cliquez sur "📅 Planification en masse"
2. Cochez "✅ Tous les employés" ou sélectionnez des employés spécifiques
3. Définissez les horaires (ouverture, pause, fermeture)
4. Optionnellement, sélectionnez un jour de la semaine spécifique
5. Cliquez sur "Appliquer à tous"

Le planning sera appliqué à tous les employés sélectionnés.

La suggestion intelligente analyse l'historique des retards et départs d'un employé pour proposer un planning optimal :

• Analyse les retards fréquents pour ajuster l'heure d'ouverture
• Analyse les départs anticipés pour ajuster l'heure de fermeture
• Propose des horaires qui réduisent les retards et départs

Pour utiliser la suggestion :

1. Sélectionnez un employé
2. Cliquez sur "Intelligent"
3. Le système propose un planning basé sur l'historique
4. Vous pouvez modifier et enregistrer

Les plannings sont utilisés pour :

• Calcul des retards : Comparer l'heure d'arrivée avec l'heure d'ouverture prévue
• Calcul des départs : Comparer l'heure de départ avec l'heure de fermeture prévue, en excluant la pause déjeuner
• Affichage dans le calendrier : Visualiser les horaires de chaque employé

Pour numériser une facture :

1. Cliquez sur "🤖 IA OCR & Comptabilité" dans le menu
2. Cliquez sur "Télécharger un document"
3. Uploadez une image ou un PDF de la facture
4. L'IA analyse le document et extrait :
   • Numéro de facture
   • Date d'émission
   • Montant total
   • Fournisseur
   • Articles et quantités
5. Vérifiez et corrigez les données extraites
6. Créez la facture automatiquement

L'IA OCR a une précision élevée (généralement >95%) mais il est recommandé de :

• Vérifier les données extraites avant de créer la facture
• Corriger les erreurs éventuelles
• Utiliser des documents de bonne qualité (résolution suffisante, texte clair)

Pour configurer l'envoi d'emails :

1. Allez dans "⚙️ Paramètres"
2. Section "Configuration Email"
3. Remplissez :
   • Serveur SMTP : smtp.gmail.com, smtp.outlook.com, etc.
   • Port : 587 (TLS) ou 465 (SSL)
   • Email : Adresse email d'envoi
   • Mot de passe : Mot de passe ou mot de passe d'application
4. Testez l'envoi avec le bouton "Tester l'envoi"

Pour personnaliser la numérotation :

1. Allez dans "⚙️ Paramètres"
2. Section "Numérotation"
3. Configurez le format :
   • Préfixe : FACT, INV, etc.
   • Format : FACT-YYYY-NNNN, INV-NNNN, etc.

Pour réinitialiser votre mot de passe :

1. Cliquez sur "Mot de passe oublié ?" sur la page de connexion
2. Entrez votre adresse email
3. Cliquez sur "Envoyer le lien de réinitialisation"
4. Vérifiez votre email et cliquez sur le lien
5. Créez un nouveau mot de passe

Après l'inscription, un email de vérification est envoyé à votre adresse. Pour activer votre compte :

1. Vérifiez votre boîte email (et les spams)
2. Cliquez sur le lien de vérification dans l'email
3. Votre compte sera activé automatiquement

Pour sécuriser votre compte :

• Utilisez un mot de passe fort (minimum 8 caractères, avec majuscules, minuscules, chiffres et symboles)
• Ne partagez jamais votre mot de passe
• Déconnectez-vous après chaque session sur un ordinateur partagé
• Changez régulièrement votre mot de passe
• Activez la vérification en deux étapes si disponible

Oui, toutes les données sont sauvegardées automatiquement :

• Les modifications sont enregistrées en temps réel
• Des sauvegardes quotidiennes sont effectuées
• Vos données sont stockées de manière sécurisée

Oui, vous pouvez exporter vos données :

• Factures : Export PDF ou Excel
• Bulletins de paie : Export PDF
• Pointage & Absences : Export Excel avec toutes les statistiques
• Listes : Export Excel des clients, employés, etc.

Oui, le système est conforme à la législation marocaine :

• Factures : Conformes aux normes marocaines (ICE, RC, etc.)
• Bulletins de paie : Conformes au Code du Travail marocain
• Cotisations sociales : Taux CNSS en vigueur
• IR : Barèmes d'impôt sur le revenu marocains
• Congés : Calcul selon la loi marocaine (1,5 jours/mois minimum)

Oui, l'application est responsive et fonctionne sur :

• Ordinateurs (Windows, Mac, Linux)
• Tablettes (iPad, Android)
• Smartphones (iPhone, Android)

L'interface s'adapte automatiquement à la taille de l'écran.